Regla De Los Dos Minutos Para Alcanzar: “Inbox Zero”

Recuerdo aquella pregunta que me hacían en Puebla al término de un seminario que impartía. Me preguntaban sobre cómo podía mantener mi trabajo hasta cierto punto, eficiente, en el aspecto de asesorar estudiantes, trabajar en diferentes proyectos a la vez, buscar fondos, buscar constantemente colegas en otras instituciones, impartir seminarios, etc. Mi respuesta fue que trato de apegarme a una regla muy simple: “si hay alguna tarea nueva que me tomará solo algunos cuantos minutos completarla, la hago en el instante”. Prticularmente, esta “regla” es un hábito que me ayuda a completar uno de los retos mas grandes que me enfrento día a día:  “Alcanzar el Inbox Zero”. Es decir, mantener la bandeja de entrada de mis correos electrónicos constantemente limpia, o casi limpia.

El mandar y recibir cotidianamente correos electrónicos puede tornarse en una actividad complicada, frustrante y sobre todo consumidora de tiempo debido al apilamiento continuo de correos nuevos día tras día y, por lo tanto, la acumulación de tareas pendientes a resolver. Es muy común ver como un par de correos sin resolver van generando incesantemente más correos en la medida que se deja pasar el tiempo. 
    
¿Cómo mantengo mi bandeja de entrada en “Inbox Zero”?

Simplemente mandando/respondiendo/redireccionando al instante correos electrónicos entrantes que me tomarían un par de minutos resolver. Por ejemplo, si recibo un correo y el elaborar la respuesta requiere de menos de un par de minutos, entonces en ese momento lo hago, sin importar que esté realizando otra tarea. Esto me ayuda a darle salida rápida a muchas tareas simples; sin embargo, si estos correos simples de resolver se dejan acumular, se necesitará invertir mas tiempo para resolverlos en el futuro. Esta misma “regla” me ha sido de utilidad para otras actividades.

Tiempo después, leyendo el libro “Getting Things Done” de David Allen, me encuentro que esta  “regla” es una metodología seguido por algunas personas para incrementar la productividad de trabajo, y se conoce como “La Regla De Los 2 Minutos” que estipula que si hay algún problema o alguna petición que se pueda resolver en menos de dos minutos, se hace al instante, sin dejarla pasar. Si dura más de dos minutos, entonces se archiva y se deja para su posterior solución, cuando se tiene ya el tiempo adecuado para hacerlo. 

Les recomiendo este libro que se encuentra en Amazon: “Getting Things Done” de David Allen. Encontrarán bastantes tips que les ayudarán a hacer su vida cotidiana más eficiente y alcanzar un “Inbox Zero”.

 

- Israel Mejia
University of Texas at Dallas